مدیریت و رهبری
وظایف مدیریت
در این مقاله خواهید آموخت:
۱) برنامه ریزی:
برنامه ریزی تنها وظیفه مدیر است که تمامی صاحب نظران علم مدیریت بر آن اتفاق نظر دارند. برنامه ریزی اصل اول از وظایف مدیریت محسوب می‌شود و فقدان آن آسیب‌هایی جدی به سازمان‌ها وارد می‌کند. برنامه ریزی شامل پیش بینی عملیات‌های سازمان، تعیین روش‌ها و مسیرهای دستیابی و اجرای اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف اصلی سازمان است.
مزایای برنامه ریزی در سازمان
- افزایش قدرت مقابله با چالش‌هایی که در آینده ایجاد می‌شوند.
- فراهم کردن زمان کافی برای مدیران برای تمرکز روی فعالیت‌های کلیدی که باعث رشد شرکت می‌شود.
- تعداد تصمیم‌گیری‌های ناگهانی کم‌تر می‌شود و اعضای سازمان برای اکثر وقایع از قبل آماده خواهند بود.
- افزایش هماهنگی و اتحاد بین اعضای سازمان
- ساده‌سازی سایر وظایف مدیریت
۲) سازماندهی:
سازماندهی یکی دیگر از پنج وظیفه اصلی مدیریت است که در اینجا مورد بحث قرار می‌گیرد. سازماندهی در واقع فعالیتی ضروری است که به کمک آن هدف‌های خرد شده سازمان را به وظایف کوچکتری تبدیل می‌کنیم و واحدها و افراد مختلف را برای انجام آن فعالیت‌ها بکار می‌گیریم.
اصول سازماندهی در مدیریت و مراحل اصلی آن
- طراحی و تعیین فعالیت‌ها
- دسته بندی فعالیت‌ها و تعریف واحدهای اصلی سازمان
- تعریف پست‌های سازمانی بر مبنای فعالیت‌ها و واحدهای تعریف شده
- تعریف ارتباطات این واحدها و پست‌های سازمانی
- تعریف وظایف و شرح شغل هر کدام از این پست‌های سازمانی بر مبنای فعالیت‌های دسته بندی شده
با انجام ۵ مرحله بالا شما به یک چارت سازمانی مفید و کاربردی دست پیدا می‌کنید که در آن واحدهای سازمانی، پست‌ها و مشاغل سازمانی به صورت منسجم و هدفمند تعریف شده‌اند. این چارت سازمانی در واقع از اهداف اصلی سازمان نشأت گرفته است و تمامی بخش‌های آن در راستای اهداف اصلی فعالیت می‌کنند.
۳) بکار گماردن: استخدام و به کارگیری کارمندان عالی از وظایف مدیریت
بکار گماردن به نظر من در بین وظایف اصلی مدیریت اهمیتی حیاتی دارد. اما متاسفانه منابع علمی خیلی کم به آن پرداخته‌اند و در بین وظایف اصلی مدیر کم‌ترین میزان توجه به این وظیفه معطوف می‌شود. بکار گماردن یعنی استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب برای پست‌ها و مشاغل سازمانی که در مرحله سازماندهی تعریف شده‌اند.
فکر کنید که نیروی انسانی مناسبی استخدام نکنید. به نظر شما آیا فعالیت‌ها و شرح وظایف تعریف شده در چارت سازمانی به درستی انجام می‌شود؟ قطعا خیر. پس نتیجه چه می‌شود؟ کاملا شفاف است؛ سازمان و مدیر در رسیدن به اهداف تعریف شده خود شکست می‌خورند. بدون داشتن نیروی انسانی خوب، دستیابی به اهداف سازمانی کاری تقریبا محال است. پس یک مدیر باید بتواند نیروهایی حرفه‌ای و مناسب برای هر موقعیت شغلی استخدام کند. آن‌ها را آموزش دهد و در نهایت بکار بگیرد.
ین نیروهای انسانی هستند که فعالیت‌های سازماندهی و دسته بندی شده را انجام می‌دهند.
4 ) کنترل :
مدیریت بدون کنترل راندن در تاریکی است. مدیر به کمک کنترل نسبت به نحوه تحقق اهداف و انجام فعالیت‌ها آگاهی پیدا می‌کند و می‌تواند نسبت به کشف انحرافات و اصلاح آن‌ها اقدام کند. کنترل یک ابزار کاربردی مدیران در کلیه رده‌های سازمانی است؛ از مراتب عالی گرفته تا رده‌های سرپرستی.
در صورتی که مدیر تمامی وظایف فوق را به درستی انجام دهد ولی روی سازمان کنترلی نداشته باشد، هیچ تضمینی وجود ندارد که فعالیت‌ها آنگونه که تعریف شده‌اند، به پایان برسند.
وظایف رهبری
۱. انعطاف‌پذیری
هنگامی که رهبر هستید، با طیف وسیعی از افراد، فرایندها و عملیات سروکار خواهید داشت. این مؤلفه‌ها ممکن است به طور مرتب تغییر کنند. دانستن این‌که چه زمانی باید منعطف باشید، به شما کمک می‌کند که فرایندها را تسهیل کنید و افراد تیم را به رشد و یادگیری مهرت های جدید تشویق کنید؛ برای مثال، شاید متوجه شوید که عضوی از تیم در انجام وظیفه‌ی جدید خود بسیار عالی عمل کرده‌است. به جای این‌که باقی کارهای اصلی خود را تکمیل کنید، ممکن است وظایفی را به او محول کنید که در توسعه‌ی این مهارت جدید به او کمک کند. بله، در پاسخ به سوال ویژگی‌های رهبری چیست اولین پاسخ این است که افراد انعطاف‌پذیر بسیار در امر رهبری موفق هستند.
۲. هم‌دلی
تمرین هم‌دلی به شما کمک می‌کند که اطرافیان خود را بهتر درک کنید، اعتمادسازی کنید و روابط خود را گسترش دهید. به موفقیت‌ها و چالش‌های آنان به‌دقت گوش کنید و در صورت لزوم، در پاسخ آن‌ها را راهنمایی کنید و به آن‌ها پیشنهادهایی را ارائه دهید. درک کارهای اعضای تیمتان به شما کمک می‌کند که برای رسیدن به هدفتان فرایندها را بهتر توسعه دهید.
۳. قاطعیت
به عنوان رهبر، به احتمال زیاد لازم است که تصمیمات چالش‌برانگیزی بگیرید. زمانی که می‌خواهید تصمیمی بگیرید، باید هرقدر که می‌توانید منطقی و باملاحظه باشید و حواستان به زمان باشد. استفاده از ابزارهای تصمیم‌گیری، مانند تحلیل داده یا آنالیز SWOT، به شما کمک می‌کند که تصمیمات بهتری بگیرید. پس قاطعیت نیز یکی از پاسخ‌های مناسب به این سوال است: ویژگی‌های رهبری چیست؟
۴. ارتباط صمیمی
ارتباط موثر به شما کمک می‌کنند که اختلاف‌ها را کاهش و عملکرد را بهبود دهید؛ هم‌چنین، هم‌کاری را در تیم شما بالا می‌برد. با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید و چشم‌اندازهای خود و موقعیت‌هایی که برای رسیدن به آن در اختیار دارید را برای آن‌ها توضیح دهید. شنونده‌ی فعال بودن نیز جنبه‌ی دیگری از ارتباطات تأثیرگذار برای درک بهتر نیازها و ایده‌های اطرافیانتان است. هنگامی که با تیم خود ارتباط برقرار می‌کنید، سعی کنید تا جایی که می‌توانید واضح و روشن صحبت کنید تا همه بتوانند نیاز‌های شما و آن‌چه از آنان انتظار می‌رود را درک کنند.
دیدگاهتان را بنویسید